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物业项目(住宅小区)档案管理制度

2020-07-22更新
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物业项目(住宅小区)档案管理制度

1整体档案管理

  档案资料的建立应与今后的创优结合起来,按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

  第一节基础管理资料

  1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

  1)工程规划许可证

  2)施工许可证

  3)工程总平面图

  4)建设工程规划管理竣工验收合格证

  5)国有土地使用证

 

  2.办理接管验收手续

  1)委托物业管理合同

  2)工程建设施工建档移交清单

  ⑴幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;

  ⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);

  3)商品房质量保证书

  4)房屋移交验收资料

  5)设施设备移交清单及档案资料

 

  3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

  1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

  2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

  3)物管企业资质证书

  4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

  5)上级批文(文件)

 

  4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明

  1)物业委托管理合同

  2)前期物业管理方案

  3)物业移交及实施意见

 

  5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

 

  6.建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

  1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

  a)代管维修资金的使用范围

  b)代管维修资金的来源和筹集方法

  c)代管维修资金的管理与使用办法

  d)代管维修资金的移交

 

  7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

  1)房屋使用说明书

  2)公共管理制度

  ⑴治安管理制度

  ⑵消防管理制度

  ⑶门卫管理制度

  ⑷机动车停车场管理制度

  ⑸非机动车管理制度

  ⑹装修管理规定

  3)政府有关文件

 

  8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责

  1)业主委员会筹备工作资料

  ⑴关于组建业主委员会实施方案

  ⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

  ⑶业主委员会章程

 

  9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意

  1)创优规划

  2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

  3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

 

  10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

  1)员工手册

  2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

  3)部门职责

  ⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

  ⑵员工手册

  ⑶管理中心职责

  ⑷财务部职责

  ⑸护卫部内务条令、岗位职责

  4)部门工作程序、操作程序

  ⑴财务部管理制度

  ⑵客户服务中心工作程序

  ⑶工程部设备运行维修工作程序

  ⑷消防工作管理制度

  ⑸各种应急处理方案

  A、火警、火灾应急方案

  B、停电应急方案

  C、护卫部突发事件处理措施

  5)管理中心综合管理制度

  ⑴值班制度

  ⑵回访制度

  ⑶档案管理制度

  ⑷原始记录、资料管理制度

  6)管理人员、员工考评细则

  ⑴管理人员考核细则

  ⑵财务管理人员考核细则

  ⑶维修人员考核细则

  ⑷清洁、绿化人员考核细则

  ⑸护卫员考核细则

  ⑹护卫部岗位目标管理考核办法

  7)护卫部培训日程、训练记录

  8)护卫知识考试资料

  9)管理中心原始记录资料

  ⑴门岗值班记录

  ⑵监控中心值班记录

  ⑶紧急情况记录

  ⑷停车场车辆进出原始记录

  ⑸房屋装修管理记录

  ⑹装饰装修申请书、责任书

  ⑺值班记录

  ⑻回访记录

  ⑼维修派工单

  ⑽住户档案

  ⑾维修员值班记录

  ⑿设施设备巡查保养等记录

 

  11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。

  1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

  2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

  3)护卫员上岗证

  4)员工劳动合同

 

  12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。

  1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

  2)小区物业基本资料

  3)办公文案

  4)各类管理制度、文件夹

  ⑴护卫类

  ⑵财务类

  ⑶管理类

  ⑷保洁类

  ⑸经营类

  ⑹人事类

  ⑺业主委员会

  ⑻运行维修表

  5)住户费用缴费统计资料

 

  13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

  1)年月--财务收支报告

  2)向住户公布费用收支情况,资料照片

  3)物业管理费用标准批复

  4)缴费通知单存根

 

  14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册,管理完善,查阅方便。

  1)总平面图

  2)共用设施设备及配电系统

  3)可视对讲、监控系统

  4)消防系统

  5)背景音乐系统

  6)光纤电视系统

  7)办公用设备

  8)各种警示牌、标识卡

 

  15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册,查阅方便。

  1)住户档案

  2)商业用房业主档案(含用户)

 

  16.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理,有回访制度和记录。

  1)值班制度

  2)回访制度

  3)管理人员值班记录

  4)维修工单存根及回单

  5)设备巡查记录

  6)护卫门岗值班记录

  7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

 

  17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见,对合理的建议及时整改,满意率为?%以上。

  1)《客户意见征询表》

 

  18.建立并落实便民维修服务,承诺制,零修急修及时率为98%,以上的返修率为2%,并有回访记录。

  1)物管中心工作程序(见工作守则)

  2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

  3)物业管理质量目标

 

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