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采购管理制度

2020-07-22更新
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 一、目的

   为了规范公司各类采购工作,明确公司各部门在采购工作中的职责分工,加强对采购工作的有效管理,保证公司采购物资质量,提高采购效率和采购物资准确性,降低采购成本,争取公司的综合最佳效益,特制订本制度。

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  • 二、适用范围

本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、包装物、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购管理和执行工作。

 

三、职责

3.1综合计划部负责整理采购清单、执行采购作业、储存和保管采购物资。

3.2综合制造部负责编制整体生产环节所需要的物资储备。

3.3安环部负责编制劳保用品及与安全有关的物资储备。

3.4人事行政部负责编制办公用品及与办公环境有关的物资储备。

3.5财务部负责统筹规划各部门资金计划及付款安排。

3.6检验部负责A.B类采购物资的抽检及验证。

3.7副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。

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  • 四、程序内容

4.1基本原则

4.1.1公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关规定、流程、制度,采购活动应尽量实现充分竞争,遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量,努力降低成本;

4.1.2参与采购的相关人员应客观公正地履行职责,遵守职业道德,保守公司商业秘密,廉洁奉公;

4.1.3各部门须严格在批准的年度采购预算范围内,制定详细周密的月度或周期性采购计划,过程进行中不得以特殊采购或其他原因为由将采购流程绕过或回避,处于关键路径上的特殊采购,按特殊采购程序处理;

4.1.4公司的采购业务统一由综合计划部门负责办理,其他部门或人员不得自行采购或无理干涉;

4.1.5采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或安监部门认可企业的货物、工程和服务;

4.1.6采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。

 

4.2职责和分工

4.2.1根据批准的采购计划,综合计划部负责组织并实施采购,包括:

a)组织资格评审、招标、评标和合同签订,负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库;

b)牵头组织招标文本的通稿及审核,负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查;

c)负责组织合同谈判,办理支付申请,合同执行情况的总结和分析;

d)归档合同文件,建立并维护与公司采购相关的信息系统;

4.2.2综合制造部根据公司的拓展规模和经营目标,制订有效的采购目标和采购计划具体措施有:

a)审核年度各岗位呈报的采购物资计划需求,统筹策划和确定采购内容,制订主辅料采购清单;

b)预测和跟踪《生产计划》,熟悉各种物资的消耗情况,核实本部门仓库存量,结合安全定额据此编制采购预算和采购计划;

c)依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所有备品备件采购;

4.2.3安环部为劳保用品采购计划直接管理部门,根据不同工种及不同的劳动安全生产的需要及人数,编制年度、月度或周期性劳保储备、采购计划,具体措施如下:

a)负责对公司劳动防护用品的采购计划制定和管理;

b)根据国家、市及行业规定标准,结合本单位实际情况修订劳防用品的发放标准执行采购计划;

c)建立每位员工劳防用品电子档或纸档个人档案,按劳防用品标准提报劳保采购计划;

d)做好发放管理记录,并及时向综合计划部查询劳保库存等情况对劳保用品的采购管理必须贯彻“确保安全、质量可靠、杜绝浪费、按需配备”,使劳保用品确实起到保护劳动者安全、健康的作用;

 

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