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采购业务的内部控制制度

2020-07-22更新
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一、采购业务的授权

公司的采购业务全权集中于物流配送中心,包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购(预算内)、非常备采购(预算外)、政策性采购(公司战略需要)。

 

二、采购计划的制定和审批  

公司各单位(分、子公司及各部门)每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划,物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批,经审批通过后下发物流配送中心执行,同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程(见流程图1

 

三、采购业务的执行

1、供应商的管理

(1)、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具供应商调查表(见表1,作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。

(2)、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库,供应商档案包括:供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料

(3)、每批材料供货结束后,供应商的实绩转记于供应商资信档案(见表2,作为评审供应商业绩的资料。

(4)、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次,更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理,未经采购部经理允许,不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。

(5)、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下,采购人员应填写供应商审批表(见表3,提请主管领导审批:A、原有供应商被撤点;B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商;C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商;D、新供应商的物资更适合公司的需求。

 

2、商品样品的检验:

(1)、对通过初审的供应商所送检的样品,必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。

(2)、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。

(3)、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格,要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者,取消其入选供应商资格。

 

3、请购申请单的处理

(1)、审核采购申请单各栏填写是否清楚,审批者是否签字。

(2)、紧急采购申请单应优先办理。

(3)、无法于需用日办妥的采购申请单,须及时通知申购单位。

(4)、接到撤销通知的采购申请单,应先处理,并在采购计划中删除。

 

4、询价及洽谈:

(1)充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。

(2)向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。

(3)同规格产品的供应商至少对比三家(注明供应商的地址电话,填写采购询价表(见表4,执行询价程序。

(4)寻求其他更适合的替代品。

(5)有没有价格上涨、下跌因素,经成本分析后,设定议价目标。

(6)询价单应注明与供应商议定的成交条件。

(7)如果是紧急需求临时购买,采购人员可以参考以往之类似的价格,免询价、比价手续。

 

5、招标及采购合约的审核会签

(1)、公司集中采购的大宗材料物资如PE管、气表等应采用招标形式采购

(2)、公司招标流程如下:

A、成立招投标小组:招投标小组由公司总经理、副总经理、各中心总监、采购部经理、相关专业工程师组成。

B、招标小组专业工程师编制招标文件(可对中标原则予以明确),发招标公告(或邀请函),并对报名投标者进行资格预审。

C、招标小组专业工程师对合格的投标者发招标文件、设计施工图、技术资料、材质要求等并负责组织现场踏勘及招标答疑工作。

D、招标小组制定评标、定标办法,组长召开开标会议,审核投标书,组织评标,确定中标单位。

E、采购项目负责人发中标通知书,并负责完成与中标单位的合同签订工作。招标工作流程(见 流程图2

(3)、凡应以合约方式进行采购的物资,采购项目负责人应与供应商签订合同。合同的签订应按公司规定的合同会签流程进行会签后盖章。合同会签流程(见流程图3合同汇签审批表(见表5)

 

6、采购

(1)、物流配送中心根据与供应商签订的采购协议所约定的具体条款落实到货时间、交货地点、品种、数量等。采购人员应对供应商所提供物资进行详细检验,确认是否与普通采购申请单(见表6)工程物资采购申请表(见表7)(专项采购)所列内容一致。

(2)采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明及供应商名片等资料。

(3)采购物资到达公司后,采购人员应及时赶到仓库;工程类物资采购时,需经采购员、工程师等两人以上的人员随同购货并会签采购申请单。

 

7、采购流程

基于公司目前的运作模式和现状,为保证物资流、资金流、信息流的合理运转,采购业务应严格执行具体流程如下:(见流程图4)

1、公司下属各经营实体(分、子公司)每月底向总部物流配送中心报送次月采购计划表(见表89)。采购计划按审批流程批准后由物流配送中心执行。

2、公司物流配送中心只是作为公司集中采购的执行者、组织者,并不是采购签约的主体,采购签约的主体应是各个材料物资请购单位,即各经营实体(分子公司)。

3、公司物流配送中心向供应商发出订货单通知单(见表9)

一式三联:一联给供应商,一联传请购单位,一联留底。订货单应注明:(1)、采购的品种、规格、数量、金额;(2)、收货人、交货地点、验收方式、交货时间;(3)、发票上应开具的购货单位名称等。该订货单应及时传至请购单位。

4、购货合同签订(或订货单发出)后,公司采购中心及各分、子公司根据合同有关规定应适时跟踪订货单的处理情况,及时沟通,作好收货准备。

5、货物收到后,收货单位应及时核对实际收到的货物与采购订单是否一致,并核查相关票据是否与订单要求相符,如有异常应及时与供货单位取得联系,及时作出相应处理。按有关规定从专用帐户中支付采购资金。并将订单处理情况及时通告公司采购中心。 

   

8、应付账款的管理

(1)、采购业务完成后采购人员应将审批齐全的采购申请单、购销合同入库单(见表10、发票等相关资料转财务部审核入账,根据合同的约定办理付款手续。

(2)、财务经理应监督和审核会计人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性;若月末采购的物资已入库但发票未到,应暂估入帐,待下月发票到达后红字冲回,再根据发票做正确的分录。  

(3)、财务部应于每月月末与供应商进行往来帐项的核对。取得供应商对帐单,审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,公司与供应商的月末余额应保持一致。 

   (4)、物流配送中心应登记所有已签订的采购协议,并按合同载

明的付款条件及时间,每周一向财务部报送采购资金支付计划表(见表11

 

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