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公司采购管理办法

2020-07-17更新
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公司采购管理办法

 

第一章  总则

第一条  为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。

 

第二条  公司采购工作应当遵循公开、公平、公正、诚实信用、注重效率及维护公司利益的原则。采购必须经过钉钉采购流程,由行政部统一购买。

 

第二章 工作职责

第三条  行政部门作为公司采购的职能部门,负责公司采购工作的具体管理和采购项目的审核及具体实施。其主要职责包括:

(一)贯彻执行公司采购的政策和各项规定;

(二)会同公司财务和相关部门制定公司采购计划,并负责具体组织实施。

(三)负责采购项目的验收工作,负责与供应商联络及提供售后服务。

(四)完成公司领导交办的其他采购工作。

 

第三章  公司采购项目范围

第四条  公司采购项目的范围(含分支机构和异地办公地点):

(一)办公类:公司、彩弹基地和营销中心办公和住宿用房、办公家具、电气设备、办公设备和交通运输设备、电子及网络设备、通讯设备、安防设备(大宗的印刷品、广告和宣传用品设计生产采购由企宣部负责)等。

(二)项目类:根据各项目需求,教育培训设备、教具教材、计算机网络系统、应用软件开发等项目。

(三)服务类:会议及后勤接待涉及到的相关物品,有关社会服务等项目。

(四)公司领导认定需采购的其他项目。

 

第四章  公司采购方式和工作流程

第五条  公司采购方式采用现金方式和转账方式两种,现金方式分为借款冲账方式。

(一)现金方式

借款冲账方式:是指在财务借款(支票)采购的方式。正常情况下,3000元以上商品采购必须填写借款单附有合同和物品明细清单、单价、汇总预算等。经总经办审核签字后才能借款。可采用此种方式采购的条件如下:

1、采购所需金额高于公司规定的现金报销金额的;

2、采购支付方式为支票付款的;

3、采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的;

4、只能从唯一供应商采购的;

5、发生不可预见的特殊情况,不能从其他供应商采购的;

6、必须保证原有采购设备一致性或服务配套要求,需要继续从原供应商处增购配套项目或设备的。

7、专项项目财务核实的。

个人先行垫付方式:是指由个人先行付款采购的方式。采用此种方式采购的条件如下:

1、公司日常办公采购或费用较低的;

2、公司领导临时通知进行的采购工作。

 

第六条 公司采购工作流程(见下表)。

公司采购工作流程

借款冲帐

员工按照请购流程提报钉钉需求部门采购申请

采购部门确定采购方式

采购部门确定供应商及采购地点

采购人员进行询价

采购人员填写《借款单》到财务借款

采购人员按照采购需求数量及要求进行采购

保管员将采购设备物品进行验收入库

采购人员凭正规票据至财务进行冲帐

  • 转账方式:

按照现金方式流程进行,在最后结算冲账的时候,按照提供的转账账户,公用账户对公公用账户转账。如需公对私转账,按照财务相关制度进行。

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