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学院内控管理制度(模板一)

2020-06-15更新
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第一章  总则

第一条  为进一步规范XX学院(以下简称“本学院”)采购行为,加强本学院采购管理工作,有效防控采购业务活动风险,提高采购业务的规范性、科学性和准确性,依据《中华人民共和国政府采购法》、《政《行政事业单位内部控制规范(试行)》等相关规定,结合本学院实际与采购业务管控要求,制定本制度。

第二条  本制度所称采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

采购管理是对本学院采购预算编制、采购组织形式、采购方式、采购执行、验收、备案、监督检查等环节的全面管控。

第三条  采购业务管理遵循预算批准的采购方式,归口管理、职责明确,程序规范,降低采购风险,提高采购资金的使用效益的原则。

第四条  本制度适用于XX学院的采购业务管理工作,二级学院参照执行。

 

第二章  管理机构及其职责分工

第五条  采购业务管理组织体系包括采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构和采购监督机构。

第六条  学院设立采购领导小组,作为采购决策机构对本学院采购政策、重大采购事项进行决策和审定。

采购领导小组由学院党委承担。其主要职责有:

(一)审定本学院采购政策,研究规范和固化采购程序;

(二)研究决定本学院采购重大事项,审定采购预算、采购需求、组织形式与采购方式、学院内部采购目录、成交采购价格与供应商等;

(三)审核本学院所有符合政府采购(招标)目录的项目相关事项;

(四)审定内部采购预选供应商库和采购代理机构库名单;

(五)监督本学院采购工作,协助相关部门查处采购违法行为;

(六)其他需要提交决策机构讨论、审定的相关采购事项。

第七条  采购领导小组下设采购工作办公室在学院资产管理处(以下简称“采购办”),作为采购日常管理机构负责采购过程中的联系协调及采购领导小组日常性工作的开展。其主要职责有:

(一)根据国家、省有关政府采购的管理规定,拟定本学院采购政策、学院内部采购目录、标准和规范文件;

(二)汇总审核各部门编制的采购预算;

(三)初步审核采购需求、招标文件、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见;

(四)审定本学院内部预选供应商资质要求,会同对口业务部门建立学院内部预选供应商库,审核学院内部预选供应商预中标情况;

(五)审核本学院所有符合政府采购(招标)目录的项目相关事项;

(六)组织参与政府采购评审及验收工作;负责组建自行(组织)采购评标、验收小组,组织评审/验收工作并拟定综合评审/验收意见;(工程类项目验收由基建办负责组织)

(七)负责采购文档的归档与报备工作;

(八)督查、指导采购法律法规的贯彻执行,加强对采购经办人员的业务培训;

(九)本学院采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作。

评标小组为采购业务临时组成机构,由3人(含)以上单数构成,负责组织学院自行采购的评标工作。具体由相关部门各委派人员组成或者聘请外部专家参与评标。

验收小组为采购业务临时组成机构,由3人(含)以上单数构成,负责组织学院自行采购的验收工作。具体由相关部门各委派人员组成或者聘请外部专家参与验收。(属于工程招标的,由基建办公室负责组织验收工作。)

第八条  各部门为采购业务活动的执行机构和配合执行机构,主要职责如下:

(一)按照采购及招标投标有关规定和本办法,做好采购及招标前期的项目立项、方案设计等准备工作;

(二)提交参加学院所组织的采购活动的供应商资格条件、招标及竞争性谈判等文件的技术性事项和合同文本;

(三)负责审核委托招标代理机构所编制的招标文件中的技术性事项;

(三)组织供应商现场考察;

(四)负责对招标及竞争性谈判等文件中技术方面的问题进行答疑和释义;

(五)参与评标;

(六)需要进行考察的采购项目,参与考察;

(七)负责与供应商洽谈、签订合同,并报采购办备案;

(八)负责合同的履行及项目完成后的验收、售后服务等事项;

(九)项目完成后有关资料的整理归档。

各部门设立采购经办人员作为执行主体,部门采购经办人员应具有依法办事、清正廉洁、以身作则的政治纪律观念,熟悉有关政府采购法律、法规和财会等相关专业知识,并实行定期轮换制度。

各部门采购经办人员名单及其变动应及时报采购办备案。

第九条  纪检监察室作为采购监督机构,行使监督检查职权,其主要职责有:

(一)组织成员单位制定招投标监督工作的规章制度;

(二)在“采购评标专家库”中确定评标委员会或评标专家小组成员;

(三)对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权;

(四)受理招投标活动中的有关投诉;

(五)负责向采购办派驻监察员。监察员的主要职责有:

1.监督学院集中采购方式的确定;

2.监督招标信息的发布;

3.监督招标文件和评标方法的制定;

4.监督供应商和投标人名单的确定;

5.监督开标、评标、定标的全过程;

6.监督项目合同的洽谈、签订及执行情况;

7.完成学校采购与招标监督领导小组交办的其它工作。

 

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