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竞争性磋商

合肥市庐阳区市场监督管理局2021年机关档案整理服务采购

安徽省安徽合肥公共资源交易中心
2021-11-30更新
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采购需求

采购需求

前注:

1、 本说明中提出的技术方案仅为参考,如无明确限制,供应商可以进行优化,提供满足用户实际需要的更优(或者性能实质上不低于的)服务方案,且此方案须经磋商小组评审认可

2、供应商应当在响应文件中列出完成本项目并通过验收所需的所有各项服务等全部费用。成交供应商必须确保整体通过用户方及有关主管部门验收,所发生的验收费用由成交供应商承担;供应商应自行勘察项目现场,如供应商因未及时勘察现场而导致的报价缺项漏项废标、或成交后无法完工,供应商自行承担一切后果;

3、如对本磋商文件有任何疑问或澄清要求,请按本磋商文件“供应商须知前附表”中约定方式联系合肥庐阳合信公共资源交易项目管理有限公司,或在接受网上询问截止时间前联系采购人,否则视同理解和接受,磋商后合肥市庐阳区公共资源交易中心不再受理对磋商文件条款提出的任何疑问;供应商对磋商文件、采购过程、成交结果的质疑,应当在法定质疑期内一次性提出针对同一采购程序环节的质疑。

一、采购需求前附表:

序号

条款名称

内容、说明及要求

1

付款方式

完成并验收后一次性付清。

2

服务地点

庐阳区,由采购人指定。

3

服务期限

自合同签订之日起 壹 年(如本服务期内履约良好,合同到期后,经合同双方同意,且年度预算能保障的前提下,可续签下一年合同,续签时间不超过1年,合同金额不变)

4

本项目采购标的所属行业

软件和信息技术服务业

 一、项目概况

本次项目主要完成本单位所产生的文书档案、业务档案等进行整理、编目、装订、装盒、上架工作。

二、服务清单及需求

(一)档案整理清单:

序号

名称

单位

预估数量

1

文书档案整理

1000

2

工商登记、变更、注销等业务档案

4000

3

条目录入

20000

4

档案扫描 (含OCR识别)

10000

5

档案盒

2000

备注:最终按实际完成量进行结算,总服务金额不超过项目预算10万元。

(二)总体要求

1、对指定的档案资料进行加工、整理、扫描等数字化处理,按照档案管理要求进行页面扫描加工、获得档案电子图片,并装订成册上架,成为符合要求的电子档案。

2、对于散装档案,在扫描工作完成后,将档案按要求装订成册上架。对于历史档案,因扫描需要对原纸质档案进行拆解,扫描工作完成后,按要求进行装订还原上架。

3、将加工好的档案电子图片加载挂接至我单位软件系统,并于软件系统的档案基本信息数据对应。

4、技术质量要求

(1)严格按照规范性引用文件整理档案材料,提出不符合项,提出改进意见。

(2)鉴定准确。属于档案保管范围的文件材料必须归档,并确定相应保管期限,保管期限的鉴定要科学、统一,不得出现相同或相似文件材料保管期限前后不一。不归档的文件材料应按年度、文号、图号等顺序整理清楚后打包退还。

(3)立“卷”或“件”准确,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。组卷时不得将与卷名描述不符的材料组进卷(或件)内,卷内目录必须详细反映卷内材料情况,不得掺杂未反映在卷内目录中的文件材料。对于组“卷”,“卷名”的拟写应准确、规范、完整,并保持各卷之间的统一。

(4)装订。装订前须仔细检查拟装订区域,不得压字,不得破坏档案内容。

(5)档案必须去除所有金属物。

(6)对破损文件必须进行修裱,对于小于半个A4纸张的零散材料用A4张托裱,对铅笔、圆珠、红墨水、纯蓝墨水、复写纸复印的材料或色带打印、传真件等字迹模糊或易褪变的文件都应复制,放在原件后一并装订。

(7)归档章加盖时要求端正整洁,不得压住文件字迹。填写归档章项目时要求字迹端正、美观,不得超出归档章图框。

(8)页码标注要求端正、美观,页数要求准确。

(9)档案著录应本着便于检索、便于利用的原则,确保著录字段完整,项目齐全。对于不能完全反映文件内容的“题名”等字段以及完善后更便于检索和利用字段应自拟和完善,档案著录必须全面符合规范性引用文件中相关规定的要求。

(10)案卷封面、卷内目录、盒内文件目录、归档文件目录、档案盒脊背等除填写归档章、标注页码外,其他项目全部统一电脑打印。

(11)数字化加工全过程不得对档案原件造成损伤,确保档案原件齐全完整。

(12)扫描前,对不规范的档案进行加工整理,对不平整的档案进行平整,把已打印好的卷内目录归入卷宗。扫描结束,须对有无缺失档案、页次是否颠倒进行检查,恢复装订后按序上架。

(13)档案全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPG格式存储,字迹要求清晰可辨,扫描分辨率不低于300dip;原始扫描图像效果应与原件吻合。应对扫描图像进行优化处理,页面图片不得有黑边、噪点,不得颠倒、歪斜,要求页面图片干净、整洁、清晰、端正,尺寸统一,对进行裁剪的图像需进行补边。

(14)数字化转换的抽检合格率为100%时验收合格。业主将以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据(包括目录数据、图像文件和数据挂接)。每次数据抽检比率不低于5%,若抽检合格率未达到100%,加工方应对该批次数据进行返工处理,直到合格率达标。

(15)加工方应将加工所得电子文件转储至光盘或其他媒介上(一式两份),提交业主保存。

5、安全保密

(1)中标供应商负责在项目建设期间的信息安全保密工作,并制定相应的安全措施。中标供应商应有义务与业主签订安全保密协议。

(2)在服务过程中,成交单位应接受甲方的监督与管理。未经业主的同意,不得对业主的任何设备设施进行任何操作或变更。

(3)档案整理后的各种资料、影像所有权属采购人,各种统计资料、影像资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。

(4)中标供应商工作人员未经同意,不私自携带任何可存储设备或通讯设备进入或离开工作现场。

6、如本服务期内履约良好,合同到期后,经合同双方同意,且年度预算能保障的前提下,可续签下一年合同,续签时间不超过1年,合同金额不变。

(三)报价要求:

本项目投标报价采用费率报价。本次投标所报费用包含完成上述所有工作涉及的所有费用。项目完成及验收合格后以实际完成数量据实结算。最终合同额不超过10万元。

序号

名称

单位

基准价(单位:元)

1

工商登记、变更、注销档案整理

20

2

文书档案整理

3

3

条目录入

0.4

4

档案扫描 (含OCR识别)

0.3

5

档案盒

3.5

注:1、实际结算单价=中标费率*基准价

2、最终结算价=实际工作量*实际结算单价。

3、最终费用不得超过项目预算10万元。

 

五、技术要求

业务标准与技术规范:

《中华人民共和国档案法》

《文书档案案卷格式》(GB9705—88)

《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)

《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)

《档案修裱技术规范》(DA/T 25-2000)

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)

《照片档案管理规范》(CB/T 11821—2002)

《档案著录规则》(DA/T 18—1999)

《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》DB34/T450-2004

《合肥市房屋征收档案管理办法》

招标文件

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