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竞争性磋商

历史遗留档案整理及数字化加工服务项目

浙江省温州市公共资源交易网
2021-11-30更新
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采购需求

  采购内容及要求

一、项目背景

目前温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心收集和管理存放开发区成立至今的档案有文书档案、建设工程(包括市政)档案、业务档案等。

本次主要是完成历史遗留档案整理及数字化加工服务,包括文书档案(约8仟件)、建设工程(包括市政)档案(约5仟卷)、业务档案(约3仟卷)的档案整理,以及数字化加工(A4,约58.5万页),具体数量以实际工作量为准。要求经过档案整理和数字化加工后,建立案卷级、文件级目录数据库,全文数据库和专题数据库,交付温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心利用,为温州经济技术开发区内部管理和社会各方面利用提供快捷、高效的服务。数据最终能够符合导入开发区的综合档案管理系统内。

二、采购内容清单

序号

工作内容

数量

1

档案整理

文书档案

8仟件

建设工程(包括市政)档案

5仟卷

业务档案

3仟卷

2

数字化加工

58.5万页(A4)

备注:1、本表格中数量为定数量,采购人有权对暂定数量进行调整,综合单价一律不作调整,供应商应充分考虑风险,不因此提出索赔。

2、成交供应商在履行服务合同后,购人将以实际完成工作量进行结算,供应商在响应文件中所报综合单价作为结算依据,按照实际完成工作量乘以综合单价算出计算结算价

三、项目要求

(一)案整理

本次档案整理应按现行的国家或行业标准的规定提供服务。主要参考标准:《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2019)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015);《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)、《科学技术档案案卷构成和一般要求》(GB/T11822-2008)、《档案修裱技术规范》(DA/T25-2000)等。

对档案进行科学的分类、立卷(组件)、排列、编目、装订及装盒等工作。形成的案卷要符合国家法律、法规及规范的相关规定。如下:

1、分类:将档案按其来源、时间、内容和形式的异同,分成若干类别。

2、立卷:根据文件材料之间固有的联系及规律,按照档案组卷基本原则和方法,将相关文件分门别类地整理成案卷。

3、组件:将文件以件为单位进行有序的整理。

4、排列:将卷内文字材料根据事项、专业、保管期限等顺序进行排列。

5、编目:将卷内文件的页码、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背等按规定进行编制。

6、装订及装盒:将已整理立卷的档案装订成册,并装盒。

(二)数字化加工

数字化标准

本次数字化加工项目应按现行的国家或行业技术及验收标准和磋商文件的规定提供服务,各工作环节符合《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017)等标准,若因成交人提供的档案数字化结果达不到约定的质量标准,成交人承担违约责任。

参考标准如下:

《中华人民共和国档案法》;

《文书档案案卷格式》(GB9705----2008);

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894---2016);

《档案交接文据格式》(GB/T 13968--92);

《中国档案机读目录格式》(GB/T20163-2006)

《档案著录规则》(DA/T 18—1999)

《城市建设档案著录规范》(GB/T50323 -2001)

《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2019)

《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012)

《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017

《浙江省建筑工程文件进馆范围》

《城市建设档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)

《中华人民共和国行业标准(DA/T 31—2017)纸质档案数字化技术规范》。

《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》(DA/T 75—2019)

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[199811号)

数字化加工流程要求

本项目主要是对纸质档案进行数字化,涵盖了档案前期处理、扫描与图像处理、档案信息录入、保存格式存储、文件目录与全文的挂接、质检、后期整理等重要环节。各工作环节要求如下:

1、总则

严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,确保各环节工作符合质量要求,建立完整、规范的工作记录。

2、调档交接

档案管理科领卷-→核对→签字→运输→入库→移交:

1)领取档案是工作的第一步,必须由责任心强,业务精的人负责。

2)领卷人凭领卷申请单在档案库领卷。领卷时必须认真核对卷名、卷号、数量、质量等,并认真填写领卷登记表、双方签字。

3)领卷运送途中不得办理其它事宜、不得人档分离;档案不得受潮、受污、受损、丢失。

4)将领取的档案及时存入生产线库柜,做好记录。

5)移交,并做好交接,登记、签字。

6)对库柜及时上锁。

7)做好领档进出库柜的统计工作。

8)及时反馈档案管理科档案管理人员对领、归档案工作中的意见和要求。

3、档案前处理

成交人必须逐卷、逐份对档案进行检查核实,查看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象,进行相应修改,并根据档案的实际情况进行适当前处理。并做好前处理登记,与采购人核实档案实际情况。

(1)目录数据准备

按照《城市建设档案著录规范》(GB/T50323 -2001)、《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)、《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求,规范档案中的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等,如有错误或不规范的工程题名、案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进行相应处理,并注明具体原因和处理方法,必要时由采购人进行审核。

(2)拆除装订

在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

(3)对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等),确保较薄纸张(如信纸、便笺纸)、破损纸张、底灰较深(如草浆纸、油印纸)、字迹较浅(如铅笔字迹)等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰。

(4)档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程流程表单,详细记录档案前处理后每份文件的页数、前处理人员等情况,若存在数量不符、纸张破损严重等异常情况,需填写档案前处理登记表,并提交温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心审核同意后,进行处理。

档案前处理登记,能在数字化加工软件里登记案卷信息、数量、案卷情况、案卷接收人、任务人等,其中,档案扫描、图像处理等工序将与前处理登记的每本案卷的页数做比对校验,避免漏扫、多扫、影像处理误操作等问题的发生。

4、档案扫描

1)扫描时,应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素,设置最佳的扫描明暗度、对比度设置,保证原始扫描图像效果与原件吻合,并对扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、纠偏、修补、去污点、去黑边等图像加工处理等工作,保证图像的清晰端正,满足屏幕阅读和打印需求。

2)根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪。其中大幅面档案要求采用大幅面工程扫描仪;同页有两个以上文件,需分别扫描后再进行合页。一份档案有多页的须合并为一个文件,A4、A3幅面的档案尽量使用平板扫描仪扫描,对于现代档案纸张质量较好适合高速扫描的,必须事先征得温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心同意,再行扫描。

3)工程图技术指标

根据档案工作对图档完整性、原始性要求高的特点需要对不同类型的图档采用不同的扫描方式;

①蓝晒纸或彩色图档

采用tif格式黑白扫描,进行切边、象限校正、倾斜校正、色彩调整处理,

② 硫酸纸图档

采用tif格式黑白扫描,进行切边、象限校正、倾斜校正、自动去污和手工去污处理。

纸质图档经过扫描、图像处理后成果应达到以下要求:

数字化文件的文件名应与档案实体的档号保持一致;

黑白扫描经过扫描仪硬件去噪处理;

图件经过倾斜校正, 图边经过切除;

图像页面清楚,文字及线条清晰,并已去除数字图像中的杂点、黑边等;

数字图像经过自动倾斜校正或手动倾斜校正,保持水平,偏斜角度不大于1度;

尊重原稿件,不得随意添加图元,对有效信号不得有涂改现象;

4)供应商的数字化软件可根据不同纸张设置扫描属性,集成主流扫描仪的驱动及扫描软件功能,适应一台客户端同时安装多台扫描仪,实现每台扫描仪之间灵活快速切换,保证扫描的质量和效率。

5)对横向排放的页面进行左右旋转处理,以符合阅读习惯。

6)扫描过程中因操作原因或其他原因导致的纸张破损或断裂时,应尽可能按原缝隙粘贴好,再用平板扫描仪扫描。

7)并能核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致,不一致时数字化加工软件能够给与提示,并给与调整并记录在扫 描加工工作流程表中

8)对已扫描并质检的档案,需在卷宗上盖“已扫描”印章。

9)确保扫描质量的技术手段

①通过数字化软件的该流程中的上传影像功能,与前处理登记的页数进行比对校验,限制数量不一致的扫描影像上传,及时提醒作业人员漏扫、多扫的问题的发生。

作业人员一旦发现漏扫,可以通过影像扫描的插入扫描功能,及时将扫描影像补充完整。

③作业人员一旦发现不合格的扫描影像产品,可以通过影像扫描的替换扫描功能,将不合格的扫描影像替换。

④可对影像扫描的分辨率、存储格式、压缩格式等参数进行统一设置,防止因作业人员个体素质差异,影响到档案扫描成果质量;

扫描后的图片可以通过数字化加工软件提交到下一加工流程进行图像处理

档案扫描后的图片最终保存到服务器端,确保数据的安全;

5、图像处理:

(1)图像处理登记

图像处理人员接受待图像处理电子文件,自动登记当做操作人员,操作时间等信息

(2)针对电子图像数据,数字化加工软件的图像处理功能,可对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并等处理,还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密,不同图像格式文件的转换和多页TIFF的合并,文字及影像的反转等功能。保证电子图像居中、清晰、端正。此外,数字化加工软件的图像处理功能具有以下的功能:

①对出现偏斜的图像进行手动水平线纠偏及计算机自动逐页纠偏,图像偏度不得大于1度。

② 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

③裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除版面外多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

④图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。

(3)确保图像处理质量的技术手段

①数字化软件的图像处理,可局部加粗、减淡,可设置自动黑边裁剪框;

数字化软件的图像处理,可依据质检人员的在线退回的不合格的产品的错误提示信息进行修改;

③数字化软件的图像处理,可通过系统设置,要求图像处理人员必须先将不合格的影像文件修改完毕并通过质检人员验收合格后,才能进入到正常加工流程中,以控制有问题图像的优先处理,以免造成有问题图像遗漏处理。

④对于超大型电子文件或老旧档案,数字化软件图像处理功能无法满足时,支持调 第三方修图软件进行修图,如 Photoshop 等,但电子文件不得脱离数字化加工软件管理范畴。

图像处理后的影像最终保存到服务器端,确保数据的安全;

 6、目录建库及著录

(1)条目著录登记

认真填写数字化加工流程表单,条目著录的每份文件的页数,条目著录的责任人,核对每份文件的著录页数与档案图像处理时填写的文件页数是否一致。

(2)按照《档案著录规则》(DA/T18)和《浙江省综合档案馆电子目录数字库结构与交换格式》(浙档[2002]43号)的要求建立案卷级,文件级和专题目录数据库。加工单位应当采用双机录入方式著录,并进行人工校对或软件自动校对以确保质量,发现不合格进行修改或重录。建立案卷级目录、文件级目录、全文、档案实体的有效关联,最终著录字段有温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心确定

7、文件存储

以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹,并对文件夹内图像文件以相应档号进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为TIFF格式。提交硬盘存储,数据储存所采用的硬盘由成交人提供。

8、质量自检

成交人必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检。

项目组安排专职检查人员,认真填写质量检验记录台账,每份文件的整理、图像、条目、实体的质量状况,质量检验的责任人,核对每份文件的质量问题点是否已经整改完毕。

项目管理人员认真填写质量抽检记录,认真填写抽检的批次号、范围、合格率,认真填写质检抽检的责任人,质检抽检不合格的检验批,不得提交给温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心验收。

确保质检质量的技术手段

 ①通过数字化软件的该流程中的上传影像功能,与前处理登记的页数进行比对校验,限制数量不一致的扫描影像上传,及时提醒作业人员漏扫、多扫的问题的发生。

②影像处理质检不合格的产品实行在线退回或直接修改,影像处理人员在线根据质检人员的错误提示信息进行修改;软件要求图像处理人员必须等不合格的影像产品修改完毕并通过质检人员验收合格后,再进入到正常加工流程。

③条目质检不合格的产品实行在线退回,条目著录人员在线根据质检人员的错误提示信息进行修改;软件要求条目著录人员只有不合格的条目信息修改完毕并通过质检人员验收合格后,才能进入到正常加工流程;软件可自动统计每位著录人员的质检合格率排名;

④质检人员可直接接入到数字化软件里进行质检,质检的数据最终保存到服务器端,确保数据的安全;

9、采购人质量控制:

本次项目采购人指派专人进行抽检,采购人采用成交人的数字化加工系统随时进行 质检,可选择随机抽检和指定抽检,并能根据指定模板生成质检报告;在质检时对所检 查出来的问题可修改保存,并做出记录。采购人方基于数字化加工系统,自动核对的方 式以调档档号为单位进行逐页检查,包括图像数据信息完整性检查(电子文件大小、 格式、分辨率、空白页等)、目录数据准确性检查(信息长度、非法字符、合理范围、是否空值等)、图像挂接准确性检查等(是否漏挂,多挂),对成交人提供的数据成品进 行分期、分批的质量检查,并出具质量检查报告。

10、数据挂接

成交人须对采购人验收通过的数据进行数据挂接。扫描图像文件应与温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心现有档案综合管理系统匹配挂接。

成交人应具有对数据进行批量挂接的软件开发能力,开发、挂接过程中需与现有管理系统的开发商进行对接,由此产生的合理费用,包含在磋商报价中。

11、装订还原

核对---整理---装订还原

认真核对卷号是否一致,核对文档、图纸资料总数是否正确,核对资料顺序、位置是否正确。

图纸档案要做标准化折叠,以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。档案装订不可使用金属装订物;档案装订,应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。档案装订应尽可能地按照相关规定及采购人要求,依照原来的装订孔位进行装订,尽量不要新打孔装订,力求保护原件。

必须保证每页都装订成功,杜绝掉页现象的发生。

填写流程登记表。

及时将装订完毕的档案上交库房档案管理员。

12、归还档案

归还档案前必须认真核对档案卷名、卷号、数量,对有错误的地方必须纠正后方可还卷。

还卷运输途中不得办理其它事宜,不得人档分离;档案不得受潮、受污、受损、丢失。

认真填写归卷登记表,严格履行双方签字手续。

服从档案管理人员的领导,对其提出的不合格案卷坚决予以返工。

数字化加工要求

1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

3、成果要求:

(1)文本文件分辨率300dpi以上,JPEG压缩方式;颜色:彩色;格式:TIFF。图纸分辨率300dpi,JPEG压缩方式;颜色:黑白;格式:TIFF;

(2)图像整体倾斜不得超过1度;不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的,以页面中标题纠正为准。

(3)档案信息录入按照档案相关的行业标准与规范进行。正确率要求达到95%以上。

(4)需对文本进行OCR识别,扫描文件用PDF格式封装,其中需用OCR识别的采用双层封装;

(5)对验收合格的成果数据采用硬盘及光盘的方式实行各4套备份。硬盘品牌需采购人确认才可以使用。

4、挂接要求:档案扫描完成后,需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。

5、装订要求:档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订,尽量不要新打装订孔,力求保护原件(按国家一级档案馆的规范和要求进行整理和馆藏)。

、质量保障需求

(一)质量自检:加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心的数据质量标准后,才能提交温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心验收。供应商需在磋商响应材料中详细说明拟采用的质检方案。

(二)过程管理:成交人在进行档案前处理、数字化加工的各个环节均应进行详细的登记,建立工作日志并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

(三)质量控制:本次项目温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心聘请专人进行全程质量控制,加工单位应定期将各个阶段加工成果在自检的基础上,及时提交监理单位进行审核。如果因提交不及时或质检不合格被下达停工令造成的损失由中标方自行负责。

、验收要求

(一)加工单位数据自检合格后,分批递交温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心验收。上批验收合格后,方可提交下一批数据。

(二)温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。验收以抽检方式进行,抽检比率为5%,要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录。抽检合格率在95%以下,提交的验收数据全部发回加工单位全面自检,直至达到验收要求。在退回自检期间,温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心不再向加工单位提供扫描档案。

(三)档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等情况,将依法追究法律责任;顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等均作为差错,合格率达到95%以上(含95%)予以通过。

(四)数据验收合格后,加工单位须刻录DVD光盘(质量符合档案保管要求)一式两份移交给温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心。

、时间要求

本项目档案整理及数字加工服务任务要求在双方合同签订之日起至2021年10月底前完成。

、安全要求

严格遵守《保密法》及温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心的有关规定。本项目所有工作必须在温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心指定的场所内进行,确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案,如有违反,将依法追究法律责任。加工单位应做到:

(一)强化人员管理,所有人员持证上岗,并填写个人简历(附身份证复印件)交温州经济技术开发区审核保存,如有人员变动,应及时通知温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心。

(二)建立严格的保密制度,落实相关安全措施,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的安全保密教育。

(三)不同的工序之间要采取严格措施,杜绝泄密事故的发生。

(四)扫描加工场地需配备必要设施,确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所建立监控系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。

(五)分批验收进行数据移交时,工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交温州经济技术开发区大数据和档案管理服务中心处理。

(六)不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备,指定人员、设备进行拷贝和复制数据。

(七)对服务器的操作有安全监管措施。

、售后服务

(一)售后服务期限:项目验收交付使用后提供一年免费质量保证及售后服务,一年期满后提供有偿服务的技术支持方案。

(二)售后服务方式及响应时间:采用现场维护方式,成交方24小时热线响应,在接到电话要求后按承诺时限到达维护地点,以保证数据的安全运行。

(三)售后服务问题解决时间:一般问题在4小时内解决,严重问题及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。

(四)保修期内对故障光盘提供免费补充刻录服务。

(五)列出其他售后服务承诺内容。

、其他要求

(一)数字化加工所需的所有设备和加工软件,均由成交单位自行提供;用户提供加工场地。

(二)▲人员配备要求:至少需配备10名操作人员和1名管理人员,人员均要求为熟练人员,需保持人员固定,不得随意更换人员,如人员有变动,需采购人同意。

(三)双方各指定专人做好档案的清点交接工作,《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

(四)要求成交单位在签订合同时成立项目组,指定专人负责该项目,项目负责人必须为成交单位公司级负责人,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

(五)要求供应商在合同签订后10日内,将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕,达到试加工要求。

(六)各磋商供应商在响应时要特别强调所承诺的服务内容,其中包括:免费服务后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

(七)在综合单价外,不再增加任何其他费用。

(八)本项目不允许分包、外包,否则视为重大偏离,做无效标处理。各磋商供应商须在磋商响应文件中做出相关承诺。若成交后将本项目分包、外包,采购人有权停止合同并追究经济赔偿及相关责任。

 

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